Wrth ddatblygu prosiectau mawr, yn aml nid yw cryfder un gweithiwr yn ddigonol. Mae grŵp cyfan o arbenigwyr yn ymwneud â gwaith o'r fath. Yn naturiol, dylai pob un ohonynt gael mynediad i'r ddogfen, sy'n wrthrych gwaith ar y cyd. Yn hyn o beth, mae'r mater o sicrhau mynediad ar y cyd ar yr un pryd yn dod yn fater brys iawn. Mae gan Excel ei offer gwaredu a all ei ddarparu. Gadewch i ni ddeall naws y cymhwysiad Excel yn amodau gwaith cydamserol sawl defnyddiwr gydag un llyfr.
Proses gwaith tîm
Gall Excel nid yn unig ddarparu mynediad cyffredinol i'r ffeil, ond hefyd datrys rhai problemau eraill sy'n ymddangos wrth gydweithredu ag un llyfr. Er enghraifft, mae offer ymgeisio yn caniatáu ichi olrhain newidiadau a wnaed gan wahanol gyfranogwyr, yn ogystal â'u cymeradwyo neu eu gwrthod. Byddwn yn darganfod beth all y rhaglen ei gynnig i ddefnyddwyr sy'n wynebu tasg debyg.
Rhannu
Ond rydym i gyd yn dechrau gyda chyfrif i maes sut i rannu ffeil. Yn gyntaf oll, rhaid dweud na ellir cyflawni'r weithdrefn ar gyfer galluogi'r modd cydweithredu â llyfr ar y gweinydd, ond dim ond ar y cyfrifiadur lleol. Felly, os yw'r ddogfen yn cael ei storio ar y gweinydd, yna, yn gyntaf oll, rhaid ei throsglwyddo i'ch cyfrifiadur lleol ac yno dylid cyflawni'r holl gamau a ddisgrifir isod eisoes.
- Ar ôl i'r llyfr gael ei greu, ewch i'r tab "Adolygiad" a chlicio ar y botwm "Mynediad i'r llyfr"sydd wedi'i leoli yn y bloc offer "Newid".
- Yna mae'r ffenestr rheoli mynediad ffeil wedi'i actifadu. Gwiriwch y blwch wrth ymyl y paramedr ynddo. "Caniatáu i ddefnyddwyr lluosog olygu'r llyfr ar unwaith". Nesaf, cliciwch ar y botwm "Iawn" ar waelod y ffenestr.
- Mae blwch deialog yn ymddangos lle cewch eich annog i achub y ffeil gyda'r newidiadau a wnaed iddo. Cliciwch ar y botwm "Iawn".
Ar ôl y camau uchod, bydd rhannu'r ffeil o wahanol ddyfeisiau ac o dan wahanol gyfrifon defnyddwyr ar agor. Dynodir hyn gan y ffaith bod enw'r modd mynediad yn rhan uchaf y ffenestr ar ôl teitl y llyfr - "Cyffredinol". Nawr gellir trosglwyddo'r ffeil i'r gweinydd eto.
Gosod Paramedr
Yn ogystal, i gyd yn yr un ffenestr mynediad ffeiliau, gallwch chi ffurfweddu'r gosodiadau gweithredu ar yr un pryd. Gallwch wneud hyn ar unwaith pan fyddwch chi'n troi'r modd cydweithredu ymlaen, neu gallwch chi olygu'r gosodiadau ychydig yn ddiweddarach. Ond, wrth gwrs, dim ond y prif ddefnyddiwr sy'n cydlynu'r gwaith cyffredinol gyda'r ffeil sy'n gallu eu rheoli.
- Ewch i'r tab "Manylion".
- Yma gallwch nodi a ddylid cadw'r logiau newid, ac os felly, pa amser (yn ddiofyn, mae 30 diwrnod wedi'i gynnwys).
Mae hefyd yn penderfynu sut i ddiweddaru'r newidiadau: dim ond pan fydd y llyfr yn cael ei gadw (yn ddiofyn) neu ar ôl cyfnod penodol o amser.
Paramedr pwysig iawn yw'r eitem "Am newidiadau sy'n gwrthdaro". Mae'n nodi sut y dylai'r rhaglen ymddwyn os yw sawl defnyddiwr yn golygu'r un gell ar yr un pryd. Yn ddiofyn, gosodir amod cais cyson, pa rai o gyfranogwyr y prosiect sydd â manteision. Ond gallwch gynnwys cyflwr cyson lle bydd y fantais bob amser yr un a lwyddodd i achub y newid yn gyntaf.
Yn ogystal, os dymunwch, gallwch analluogi opsiynau argraffu a hidlwyr o'r golwg bersonol trwy ddad-wirio'r eitemau cyfatebol.
Ar ôl hynny, peidiwch ag anghofio ymrwymo'r newidiadau a wnaed trwy glicio ar y botwm "Iawn".
Agor ffeil a rennir
Mae gan agor ffeil y mae rhannu wedi'i galluogi ynddo rai nodweddion.
- Lansio Excel ac ewch i'r tab Ffeil. Nesaf, cliciwch ar y botwm "Agored".
- Mae ffenestr agored y llyfr yn cychwyn. Ewch i gyfeiriadur y gweinydd neu yriant caled PC lle mae'r llyfr wedi'i leoli. Dewiswch ei enw a chlicio ar y botwm "Agored".
- Mae'r llyfr cyffredinol yn agor. Nawr, os dymunir, gallwn newid yr enw y byddwn yn cyflwyno'r newidiadau ffeil yn y log oddi tano. Ewch i'r tab Ffeil. Nesaf, rydyn ni'n symud i'r adran "Dewisiadau".
- Yn yr adran "Cyffredinol" mae bloc gosodiadau "Personoli Microsoft Office". Yma yn y maes Enw defnyddiwr Gallwch newid enw eich cyfrif i unrhyw un arall. Ar ôl i'r holl leoliadau gael eu cwblhau, cliciwch ar y botwm "Iawn".
Nawr gallwch chi ddechrau gweithio gyda'r ddogfen.
Gweld gweithredoedd aelodau
Mae cydweithredu yn darparu ar gyfer monitro a chydlynu gweithredoedd pob aelod o'r grŵp yn gyson.
- I weld y gweithredoedd a gyflawnir gan ddefnyddiwr penodol wrth weithio ar lyfr, bod yn y tab "Adolygiad" cliciwch ar y botwm Cywiriadausydd yn y grŵp offer "Newid" ar y tâp. Yn y ddewislen sy'n agor, cliciwch ar y botwm Tynnu sylw at Gywiriadau.
- Mae'r ffenestr adolygu patsh yn agor. Yn ddiofyn, ar ôl i'r llyfr gael ei rannu, mae olrhain cywiriadau yn cael ei droi ymlaen yn awtomatig, fel y gwelir gan farc gwirio wrth ymyl yr eitem gyfatebol.
Mae'r holl newidiadau yn cael eu cofnodi, ond ar y sgrin yn ddiofyn fe'u harddangosir fel marciau lliw celloedd yn eu cornel chwith uchaf, dim ond ers y tro diwethaf i'r ddogfen gael ei chadw gan un o'r defnyddwyr. At hynny, mae cywiriadau pob defnyddiwr ar ystod gyfan y ddalen yn cael eu hystyried. Mae gweithredoedd pob cyfranogwr wedi'u marcio mewn lliw ar wahân.
Os ydych chi'n hofran dros gell wedi'i marcio, mae nodyn yn agor, sy'n nodi gan bwy a phryd y cyflawnwyd y weithred gyfatebol.
- Er mwyn newid y rheolau ar gyfer arddangos cywiriadau, dychwelwn i'r ffenestr gosodiadau. Yn y maes "Erbyn amser" Mae'r opsiynau canlynol ar gael ar gyfer dewis cyfnod ar gyfer gwylio atebion:
- arddangos ers yr arbediad diwethaf;
- yr holl gywiriadau sy'n cael eu storio yn y gronfa ddata;
- y rhai na welwyd eto;
- gan ddechrau o'r dyddiad penodol a nodwyd.
Yn y maes "Defnyddiwr" gallwch ddewis cyfranogwr penodol y bydd ei gywiriadau yn cael eu harddangos, neu adael arddangosfa o weithredoedd yr holl ddefnyddwyr ac eithrio'ch hun.
Yn y maes "Mewn ystod", gallwch nodi ystod benodol ar y ddalen, a fydd yn ystyried gweithredoedd aelodau'r tîm i'w harddangos ar eich sgrin.
Yn ogystal, trwy wirio'r blychau wrth ymyl eitemau unigol, gallwch alluogi neu analluogi tynnu sylw at gywiriadau ar y sgrin ac arddangos newidiadau ar ddalen ar wahân. Ar ôl i'r holl leoliadau gael eu gosod, cliciwch ar y botwm "Iawn".
- Ar ôl hynny, bydd gweithredoedd y cyfranogwyr yn cael eu harddangos ar y ddalen gan ystyried y gosodiadau a gofnodwyd.
Adolygiad Defnyddiwr
Mae gan y prif ddefnyddiwr y gallu i gymhwyso neu wrthod golygiadau cyfranogwyr eraill. Mae hyn yn gofyn am y camau canlynol.
- Bod yn y tab "Adolygiad"cliciwch ar y botwm Cywiriadau. Dewiswch eitem Derbyn / Gwrthod Cywiriadau.
- Nesaf, mae ffenestr adolygu patsh yn agor. Ynddo, mae angen i chi wneud gosodiadau ar gyfer dewis y newidiadau hynny yr ydym am eu cymeradwyo neu eu gwrthod. Perfformir y gweithrediadau yn y ffenestr hon yn ôl yr un math ag a ystyriwyd gennym yn yr adran flaenorol. Ar ôl i'r gosodiadau gael eu gwneud, cliciwch ar y botwm "Iawn".
- Mae'r ffenestr nesaf yn dangos yr holl gywiriadau sy'n bodloni'r paramedrau a ddewiswyd gennym yn gynharach. Ar ôl tynnu sylw at gywiriad penodol yn y rhestr o gamau gweithredu, a chlicio ar y botwm cyfatebol sydd wedi'i leoli ar waelod y ffenestr o dan y rhestr, gallwch dderbyn yr eitem hon neu ei gwrthod. Mae yna bosibilrwydd hefyd o dderbyn neu wrthod grŵp o'r holl weithrediadau hyn.
Dileu defnyddiwr
Mae yna adegau pan fydd angen dileu defnyddiwr unigol. Gall hyn fod oherwydd iddo adael y prosiect, ac am resymau technegol yn unig, er enghraifft, os cofnodwyd y cyfrif yn anghywir neu os dechreuodd y cyfranogwr weithio o ddyfais arall. Yn Excel mae cyfle o'r fath.
- Ewch i'r tab "Adolygiad". Mewn bloc "Newid" ar y tâp cliciwch ar y botwm "Mynediad i'r llyfr".
- Mae'r ffenestr rheoli mynediad ffeil gyfarwydd yn agor. Yn y tab Golygu Mae rhestr o'r holl ddefnyddwyr sy'n gweithio gyda'r llyfr hwn. Dewiswch enw'r person rydych chi am ei dynnu, a chlicio ar y botwm Dileu.
- Ar ôl hynny, mae blwch deialog yn agor lle mae'n cael ei rybuddio, os yw'r cyfranogwr hwn yn golygu'r llyfr ar hyn o bryd, yna ni fydd ei holl weithredoedd yn cael eu cadw. Os ydych chi'n hyderus yn eich penderfyniad, yna cliciwch "Iawn".
Bydd y defnyddiwr yn cael ei ddileu.
Cyfyngiadau Llyfr Cyffredinol
Yn anffodus, mae'r gwaith ar yr un pryd â ffeil yn Excel yn darparu ar gyfer nifer o gyfyngiadau. Mewn ffeil a rennir, ni all unrhyw un o'r defnyddwyr, gan gynnwys y prif gyfranogwr, gyflawni'r gweithrediadau canlynol:
- Creu neu addasu sgriptiau;
- Creu tablau
- Celloedd ar wahân neu uno;
- Trin gyda data XML
- Creu tablau newydd;
- Dileu taflenni;
- Perfformio fformatio amodol a nifer o gamau gweithredu eraill.
Fel y gallwch weld, mae'r cyfyngiadau'n eithaf sylweddol. Er enghraifft, os gallwch chi wneud yn aml heb weithio gyda data XML, yna heb greu tablau, ni allwch ddychmygu gweithio yn Excel. Beth i'w wneud os bydd angen i chi greu tabl newydd, uno celloedd neu berfformio unrhyw gamau eraill o'r rhestr uchod? Mae yna ateb, ac mae'n eithaf syml: mae angen i chi ddiffodd rhannu dogfennau dros dro, gwneud y newidiadau angenrheidiol, ac yna cysylltu'r nodwedd cydweithredu eto.
Analluogi rhannu
Pan fydd y gwaith ar y prosiect wedi'i gwblhau, neu, os oes angen gwneud newidiadau i'r ffeil, y buom yn siarad amdani yn yr adran flaenorol, dylech ddiffodd y modd cydweithredu.
- Yn gyntaf oll, rhaid i'r holl gyfranogwyr arbed y newidiadau ac ymadael â'r ffeil. Dim ond y prif ddefnyddiwr sydd ar ôl i weithio gyda'r ddogfen.
- Os oes angen i chi arbed y log gweithredu ar ôl cael gwared ar y mynediad a rennir, yna, byddwch yn y tab "Adolygiad"cliciwch ar y botwm Cywiriadau ar y tâp. Yn y ddewislen sy'n agor, dewiswch "Tynnu sylw at gywiriadau ...".
- Mae'r ffenestr tynnu sylw patsh yn agor. Mae angen trefnu'r gosodiadau yma fel a ganlyn. Yn y maes "Mewn amser" paramedr gosod "Pawb". Enwau caeau gyferbyn "Defnyddiwr" a "Mewn ystod" dylai ddad-wirio. Rhaid cynnal gweithdrefn debyg gyda'r paramedr "Tynnu sylw at gywiriadau ar y sgrin". Ond gyferbyn â'r paramedr "Gwneud newidiadau ar ddalen ar wahân"i'r gwrthwyneb, dylid gosod tic. Ar ôl cwblhau'r holl driniaethau uchod, cliciwch ar y botwm "Iawn".
- Ar ôl hynny, bydd y rhaglen yn ffurfio dalen newydd o'r enw Cylchgrawn, a fydd yn cynnwys yr holl wybodaeth ar olygu'r ffeil hon ar ffurf tabl.
- Nawr mae'n parhau i analluogi rhannu yn uniongyrchol. I wneud hyn, wedi'i leoli yn y tab "Adolygiad", cliciwch ar y botwm rydyn ni'n ei wybod eisoes "Mynediad i'r llyfr".
- Mae'r ffenestr rheoli rhannu yn cychwyn. Ewch i'r tab Golyguos lansiwyd y ffenestr mewn tab arall. Dad-diciwch yr eitem "Caniatáu i ddefnyddwyr lluosog addasu'r ffeil ar yr un pryd". I drwsio'r newidiadau cliciwch ar y botwm "Iawn".
- Mae blwch deialog yn agor lle rhybuddir y bydd cyflawni'r weithred hon yn ei gwneud yn amhosibl rhannu'r ddogfen. Os ydych chi'n gwbl hyderus yn y penderfyniad a wnaed, yna cliciwch ar y botwm Ydw.
Ar ôl y camau uchod, bydd rhannu ffeiliau ar gau a bydd y log patsh yn cael ei glirio. Bellach gellir gweld gwybodaeth am weithrediadau a berfformiwyd yn flaenorol ar ffurf tabl ar ddalen yn unig Cylchgrawnos yw'n briodol, cymerwyd camau blaenorol i achub y wybodaeth hon.
Fel y gallwch weld, mae'r rhaglen Excel yn darparu'r gallu i alluogi rhannu ffeiliau a gweithio ar yr un pryd ag ef. Yn ogystal, gan ddefnyddio offer arbennig gallwch olrhain gweithredoedd aelodau unigol o'r gweithgor. Mae gan y modd hwn rai cyfyngiadau swyddogaethol o hyd, y gellir eu goresgyn, fodd bynnag, trwy analluogi mynediad a rennir dros dro a pherfformio'r gweithrediadau angenrheidiol mewn amodau gwaith arferol.
