Po fwyaf aml y byddwch yn derbyn ac yn anfon llythyrau, y mwyaf o ohebiaeth sy'n cael ei storio ar eich cyfrifiadur. Ac, wrth gwrs, mae hyn yn arwain at y ffaith bod y ddisg yn rhedeg allan o'r gofod. Hefyd, gall hyn beri i Outlook roi'r gorau i dderbyn e-byst yn unig. Mewn achosion o'r fath, dylech fonitro maint eich blwch post ac, os oes angen, dileu llythyrau diangen.
Fodd bynnag, er mwyn rhyddhau lle, nid oes angen dileu pob llythyr. Gellir archifo'r pwysicaf yn syml. Byddwn yn esbonio sut i wneud hyn yn y cyfarwyddyd hwn.
Yn gyfan gwbl, mae Camre yn darparu dwy ffordd i archifo post. Mae'r cyntaf yn awtomatig a'r ail yn un â llaw.
Archifo negeseuon yn awtomatig
Gadewch i ni ddechrau gyda'r ffordd fwyaf cyfleus - archifo post yn awtomatig yw hwn.
Manteision y dull hwn yw y bydd Outlook yn archifo e-byst ei hun heb eich cyfranogiad.
Mae'r anfanteision yn cynnwys y ffaith y bydd pob llythyr yn cael ei archifo, yn angenrheidiol ac yn ddiangen.
Er mwyn ffurfweddu archifo awtomatig, cliciwch ar y botwm "Options" yn y ddewislen "File".
Nesaf, ewch i'r tab "Advanced" ac yn y grŵp "Auto-Archive", cliciwch y botwm "Auto-Archive Settings".
Nawr mae'n parhau i osod y gosodiadau angenrheidiol. I wneud hyn, gwiriwch y blwch "Auto-archif bob ... diwrnod" ac yma rydyn ni'n gosod y cyfnod archifo mewn dyddiau.
Nesaf, ffurfweddwch y gosodiadau yn ôl eich dymuniad. Os ydych chi am i Outlook ofyn am gadarnhad cyn dechrau archifo, yna dewiswch y blwch gwirio "Cais cyn auto-archif", os nad oes angen hyn, dad-diciwch y blwch a bydd y rhaglen yn gwneud popeth ar ei ben ei hun.
Isod gallwch chi ffurfweddu dileu hen lythrennau yn awtomatig, lle gallwch chi hefyd osod "oedran" uchaf y llythyr. A phenderfynwch hefyd beth i'w wneud â hen lythrennau - symudwch nhw i ffolder ar wahân neu dim ond eu dileu.
Ar ôl i chi wneud y gosodiadau angenrheidiol, gallwch glicio ar y botwm "Cymhwyso gosodiadau i bob ffolder".
Os ydych chi am ddewis y ffolderau rydych chi am eu harchifo'ch hun, yna yn yr achos hwn bydd yn rhaid i chi fynd i mewn i briodweddau pob ffolder a ffurfweddu awto-archifo yno.
Ac yn olaf, cliciwch "OK" i gadarnhau'r gosodiadau.
Er mwyn canslo awto-archifo, bydd yn ddigon i ddad-dicio'r blwch "Auto-archif bob ... diwrnod".
Archifo llythyrau â llaw
Nawr byddwn yn dadansoddi'r dull archifo â llaw.
Mae'r dull hwn yn eithaf syml ac nid oes angen unrhyw leoliadau ychwanegol gan ddefnyddwyr.
Er mwyn anfon llythyr i'r archif, mae angen i chi ei ddewis yn y rhestr o lythyrau a chlicio ar y botwm "Archif". I archifo grŵp o lythrennau, mae'n ddigon i ddewis y llythrennau angenrheidiol ac yna pwyso'r un botwm.
Mae gan y dull hwn fanteision ac anfanteision hefyd.
Mae'r manteision yn cynnwys y ffaith eich bod chi'ch hun yn dewis pa lythrennau sydd angen eu harchifo. Wel, mae minws yn archifo â llaw.
Felly, mae cleient post Outlook yn darparu sawl opsiwn i'w ddefnyddwyr ar gyfer creu archif o lythyrau. Am fwy o ddibynadwyedd, gallwch ddefnyddio'r ddau. Hynny yw, ar gyfer cychwynwyr, ffurfweddu awto-archifo ac yna, yn ôl yr angen, anfon llythyrau i'r archif eich hun, a dileu rhai diangen.
