Lleihau maint y ffeil yn Microsoft Excel

Wrth weithio yn Excel, mae rhai tablau yn eithaf trawiadol o ran maint. Mae hyn yn arwain at y ffaith bod maint y ddogfen yn cynyddu, weithiau'n cyrraedd hyd yn oed dwsin o megabeit neu fwy. Mae cynyddu pwysau llyfr gwaith Excel nid yn unig yn arwain at gynnydd yn y gofod y mae'n ei feddiannu ar y gyriant caled, ond, yn bwysicach fyth, at arafu cyflymder gweithredoedd a phrosesau amrywiol ynddo. Yn syml, wrth weithio gyda dogfen o'r fath, mae Excel yn dechrau arafu. Felly, mae'r mater o optimeiddio a lleihau maint llyfrau o'r fath yn dod yn berthnasol. Dewch i ni weld sut i leihau maint y ffeil yn Excel.

Gweithdrefn Lleihau Maint Llyfr

Dylech optimeiddio ffeil sydd wedi gordyfu i sawl cyfeiriad ar unwaith. Nid yw llawer o ddefnyddwyr yn ymwybodol, ond yn aml mae llyfr gwaith Excel yn cynnwys llawer o wybodaeth ddiangen. Pan fydd ffeil yn fach, does neb yn talu llawer o sylw iddi, ond os yw'r ddogfen wedi mynd yn swmpus, mae angen i chi ei optimeiddio yn ôl yr holl baramedrau posibl.

Dull 1: lleihau'r ystod weithredu

Yr ystod weithio yw'r maes lle mae Excel yn cofio'r gweithredoedd. Wrth ail-adrodd dogfen, mae'r rhaglen yn adrodd yr holl gelloedd yn y gweithle. Ond nid yw bob amser yn cyfateb i'r ystod y mae'r defnyddiwr yn gweithio ynddi mewn gwirionedd. Er enghraifft, bydd gofod a osodwyd ar ddamwain ymhell o dan y bwrdd yn ehangu maint yr ystod weithio i'r elfen lle mae'r gofod hwn. Mae'n ymddangos y bydd Excel bob tro yn ail-brosesu proses o griw o gelloedd gwag. Dewch i ni weld sut i ddatrys y broblem hon gan ddefnyddio enghraifft o dabl penodol.

1. Yn gyntaf, edrychwch ar ei bwysau cyn optimeiddio i gymharu beth fydd ar ôl y driniaeth. Gellir gwneud hyn trwy symud i'r tab Ffeil. Ewch i'r adran "Manylion". Yn y rhan dde o'r ffenestr sy'n agor, nodir prif briodweddau'r llyfr. Yr eitem gyntaf o eiddo yw maint y ddogfen. Fel y gallwch weld, yn ein hachos ni mae'n 56.5 cilobeit.



2. Yn gyntaf oll, dylech ddarganfod faint mae ardal waith go iawn y ddalen yn wahanol i'r un sydd ei hangen ar y defnyddiwr mewn gwirionedd. Mae hyn yn eithaf syml. Rydyn ni'n mynd i mewn i unrhyw gell o'r bwrdd ac yn teipio cyfuniad allweddol Ctrl + Diwedd. Mae Excel yn symud i'r gell olaf ar unwaith, y mae'r rhaglen yn ei hystyried yn elfen olaf y gweithle. Fel y gallwch weld, yn ein hachos ni ni yn benodol, dyma linell 913383. O ystyried bod y tabl yn meddiannu'r chwe rhes gyntaf yn unig, gallwn nodi'r ffaith bod 913377 llinell, mewn gwirionedd, yn llwyth diwerth, sydd nid yn unig yn cynyddu maint y ffeil, ond, oherwydd mae ailgyfrifo'r amrediad cyfan yn gyson wrth berfformio unrhyw gamau, yn arafu'r gwaith ar y ddogfen.

   

   Wrth gwrs, mewn gwirionedd, mae bwlch mor fawr rhwng yr ystod weithio wirioneddol a'r un y mae Excel yn ei gymryd ar ei gyfer yn eithaf prin, a chymerasom nifer mor fawr o linellau er eglurder. Er, weithiau mae yna achosion hyd yn oed pan mai'r ardal waith yw ardal gyfan y ddalen.

3. Er mwyn trwsio'r broblem hon, mae angen i chi ddileu'r holl linellau, o'r gwag cyntaf i ddiwedd y ddalen. I wneud hyn, dewiswch y gell gyntaf, sydd yn union o dan y tabl, a theipiwch y cyfuniad allweddol Ctrl + Shift + Down Arrow.



4. Fel y gallwch weld, ar ôl hynny dewiswyd holl elfennau'r golofn gyntaf, gan ddechrau o'r gell benodol i ddiwedd y tabl. Yna cliciwch ar y cynnwys gyda'r botwm dde ar y llygoden. Yn y ddewislen cyd-destun sy'n agor, dewiswch Dileu.

   

   Mae llawer o ddefnyddwyr yn ceisio dileu trwy glicio ar y botwm. Dileu ar y bysellfwrdd, ond nid yw'n iawn. Mae'r weithred hon yn clirio cynnwys y celloedd, ond nid yw'n eu dileu eu hunain. Felly, yn ein hachos ni, ni fydd yn helpu.

5. Ar ôl i ni ddewis yr eitem "Dileu ..." yn y ddewislen cyd-destun, mae ffenestr fach ar gyfer dileu celloedd yn agor. Rhoesom y switsh yn ei le "Llinell" a chlicio ar y botwm "Iawn".



6. Mae pob rhes o'r ystod a ddewiswyd wedi'i dileu. Gwnewch yn siŵr eich bod yn ail-achub y llyfr trwy glicio ar yr eicon disg yng nghornel chwith uchaf y ffenestr.



7. Nawr, gadewch i ni weld sut gwnaeth hyn ein helpu ni. Dewiswch unrhyw gell yn y tabl a theipiwch llwybr byr Ctrl + Diwedd. Fel y gallwch weld, dewisodd Excel gell olaf y tabl, sy'n golygu mai nawr yw mai hi yw elfen olaf gweithle'r ddalen.



8. Nawr symudwch i'r adran "Manylion" tabiau Ffeili ddarganfod pa mor is yw pwysau ein dogfen. Fel y gallwch weld, mae bellach yn 32.5 KB. Dwyn i gof, cyn y weithdrefn optimeiddio, mai ei faint oedd 56.5 Kb. Felly, cafodd ei leihau fwy na 1.7 gwaith. Ond yn yr achos hwn, nid lleihau pwysau'r ffeil yw'r prif gyflawniad hyd yn oed, ond bod y rhaglen bellach wedi'i rhyddhau rhag ailgyfrifo'r ystod nas defnyddiwyd mewn gwirionedd, a fydd yn cynyddu cyflymder prosesu'r ddogfen yn sylweddol.

Os oes gan y llyfr sawl dalen rydych chi'n gweithio gyda nhw, mae angen i chi gynnal gweithdrefn debyg gyda phob un ohonyn nhw. Bydd hyn yn lleihau maint y ddogfen ymhellach.

Dull 2: Dileu Gor-Fformatio

Ffactor pwysig arall sy'n gwneud dogfen Excel yn anoddach yw gor-fformatio. Gall hyn gynnwys defnyddio gwahanol fathau o ffontiau, ffiniau, fformatau rhif, ond yn gyntaf oll mae'n ymwneud â llenwi celloedd â lliwiau gwahanol. Felly cyn fformatio'r ffeil hefyd, mae angen i chi feddwl ddwywaith a yw'n bendant yn werth chweil neu a allwch chi wneud yn hawdd heb y weithdrefn hon.

Mae hyn yn arbennig o wir yn achos llyfrau sy'n cynnwys llawer iawn o wybodaeth, sydd ynddynt eu hunain eisoes â maint sylweddol. Gall ychwanegu fformatio i lyfr gynyddu ei bwysau hyd yn oed sawl gwaith. Felly, mae angen i chi ddewis tir canol rhwng gwelededd cyflwyno gwybodaeth yn y ddogfen a maint y ffeil, cymhwyso fformatio dim ond lle mae ei angen mewn gwirionedd.

Ffactor arall sy'n gysylltiedig â fformatio pwysoli yw bod yn well gan rai defnyddwyr orlenwi celloedd. Hynny yw, maent yn fformatio nid yn unig y tabl ei hun, ond hefyd yr ystod sydd oddi tano, weithiau hyd yn oed i ddiwedd y ddalen, gan ddisgwyl pan fydd rhesi newydd yn cael eu hychwanegu at y bwrdd, ni fydd angen eu fformatio eto bob tro.

Ond nid yw'n hysbys pryd yn union y bydd llinellau newydd yn cael eu hychwanegu a faint fydd yn cael eu hychwanegu, a chyda fformatio rhagarweiniol o'r fath byddwch chi'n gwneud y ffeil yn drymach ar hyn o bryd, a fydd hefyd yn effeithio'n negyddol ar gyflymder gwaith gyda'r ddogfen hon. Felly, os gwnaethoch gymhwyso fformatio i gelloedd gwag nad ydynt wedi'u cynnwys yn y tabl, yna mae'n rhaid ei dynnu.

1. Yn gyntaf oll, mae angen i chi ddewis yr holl gelloedd sydd wedi'u lleoli o dan yr ystod gyda'r data. I wneud hyn, cliciwch ar rif y llinell wag gyntaf yn y panel cyfesurynnau fertigol. Amlygir y llinell gyfan. Ar ôl hynny, rydyn ni'n defnyddio'r cyfuniad hotkey sydd eisoes yn gyfarwydd Ctrl + Shift + Down Arrow.



2. Ar ôl hynny, amlygir yr ystod gyfan o resi o dan y rhan o'r tabl sydd wedi'i llenwi â data. Bod yn y tab "Cartref" cliciwch ar yr eicon "Clir"wedi'i leoli ar y rhuban yn y blwch offer "Golygu". Mae bwydlen fach yn agor. Dewiswch safle ynddo "Fformatau Clir".



3. Ar ôl y weithred hon, bydd fformatio yn cael ei ddileu ym mhob cell o'r ystod a ddewiswyd.



4. Yn yr un modd, gallwch gael gwared ar fformatio diangen yn y tabl ei hun. I wneud hyn, dewiswch gelloedd unigol neu ystod yr ydym o'r farn bod fformatio yn ddefnyddiol cyn lleied â phosibl, cliciwch ar y botwm "Clir" ar y rhuban ac o'r rhestr, dewiswch "Fformatau Clir".



5. Fel y gallwch weld, mae fformatio yn yr ystod a ddewiswyd o'r tabl wedi'i dynnu'n llwyr.



6. Ar ôl hynny, dychwelwn i'r ystod hon rai elfennau fformatio yr ydym yn eu hystyried yn briodol: ffiniau, fformatau rhif, ac ati.

Bydd y camau uchod yn helpu i leihau maint llyfr gwaith Excel yn sylweddol a chyflymu'r gwaith ynddo. Ond mae'n well defnyddio fformatio i ddechrau dim ond lle mae'n wirioneddol briodol ac angenrheidiol na threulio amser yn ddiweddarach ar optimeiddio'r ddogfen.

Gwers: Fformatio tablau yn Excel

Dull 3: dileu dolenni

Mae gan rai dogfennau nifer fawr iawn o ddolenni o ble mae'r gwerthoedd yn cael eu tynnu. Gall hyn hefyd arafu cyflymder y gwaith ynddynt yn ddifrifol. Mae dolenni allanol â llyfrau eraill yn arbennig o ddylanwadol yn y sioe hon, er bod cysylltiadau mewnol hefyd yn effeithio'n negyddol ar berfformiad. Os nad yw'r ffynhonnell lle mae'r ddolen yn cymryd y wybodaeth yn cael ei diweddaru'n gyson, hynny yw, mae'n gwneud synnwyr disodli'r cyfeiriadau cyswllt yn y celloedd â gwerthoedd cyffredin. Gall hyn gynyddu cyflymder gweithio gyda dogfen. Gallwch weld a yw'r cyswllt neu'r gwerth mewn cell benodol yn y bar fformiwla ar ôl dewis yr elfen.

1. Dewiswch yr ardal lle mae'r dolenni wedi'u cynnwys. Bod yn y tab "Cartref"cliciwch ar y botwm Copi sydd wedi'i leoli ar y rhuban yn y grŵp gosodiadau Clipfwrdd.

   

   Fel arall, ar ôl tynnu sylw at ystod, gallwch ddefnyddio cyfuniad hotkey Ctrl + C.

2. Ar ôl i'r data gael ei gopïo, nid ydym yn tynnu'r dewis o'r ardal, ond cliciwch arno gyda'r botwm llygoden dde. Lansir y ddewislen cyd-destun. Ynddo yn y bloc Mewnosod Opsiynau angen clicio ar yr eicon "Gwerthoedd". Mae ganddo ffurf eicon gyda'r rhifau a ddangosir.



3. Ar ôl hynny, bydd gwerthoedd ystadegol yn disodli pob dolen yn yr ardal a ddewiswyd.

Ond cofiwch nad yw'r opsiwn optimeiddio llyfr gwaith Excel hwn bob amser yn dderbyniol. Dim ond pan nad yw'r data o'r ffynhonnell wreiddiol yn ddeinamig y gellir ei ddefnyddio, hynny yw, ni fyddant yn newid gydag amser.

Dull 4: newidiadau fformat

Ffordd arall o leihau maint ffeiliau yn sylweddol yw newid ei fformat. Mae'n debyg bod y dull hwn yn helpu mwy nag unrhyw un arall i gywasgu'r llyfr, er y dylid defnyddio'r opsiynau uchod gyda'i gilydd hefyd.

Yn Excel mae yna sawl fformat ffeil "brodorol" - xls, xlsx, xlsm, xlsb. Roedd y fformat xls yn estyniad sylfaenol ar gyfer fersiynau'r rhaglen Excel 2003 ac yn gynharach. Mae eisoes wedi darfod, ond serch hynny, mae llawer o ddefnyddwyr yn parhau i'w gymhwyso. Yn ogystal, mae yna adegau pan fydd yn rhaid ichi fynd yn ôl i weithio gyda hen ffeiliau a gafodd eu creu flynyddoedd yn ôl pan nad oedd fformatau modern. Heb sôn am y ffaith bod llawer o raglenni trydydd parti nad ydyn nhw'n gwybod sut i brosesu fersiynau diweddarach o ddogfennau Excel yn gweithio gyda llyfrau gyda'r estyniad hwn.

Dylid nodi bod llyfr gyda'r estyniad xls yn llawer mwy na'i gyfatebydd modern o'r fformat xlsx, y mae Excel yn ei ddefnyddio fel y prif un ar hyn o bryd. Yn gyntaf oll, mae hyn oherwydd y ffaith bod ffeiliau xlsx, mewn gwirionedd, yn archifau cywasgedig. Felly, os ydych chi'n defnyddio'r estyniad xls, ond eisiau lleihau pwysau'r llyfr, gallwch wneud hyn yn syml trwy ei ail-arbed ar ffurf xlsx.

1. I drosi dogfen o fformat xls i fformat xlsx, ewch i'r tab Ffeil.



2. Yn y ffenestr sy'n agor, rhowch sylw i'r adran ar unwaith "Manylion", lle nodir bod y ddogfen ar hyn o bryd yn pwyso 40 Kbytes. Nesaf, cliciwch ar yr enw "Arbedwch Fel ...".



3. Mae'r ffenestr arbed yn agor. Os dymunwch, gallwch newid i gyfeiriadur newydd ynddo, ond i'r rhan fwyaf o ddefnyddwyr mae'n fwy cyfleus storio'r ddogfen newydd yn yr un lle â'r ffynhonnell. Gellir newid enw'r llyfr, os dymunir, yn y maes "Enw ffeil", er nad yw'n angenrheidiol. Y pwysicaf yn y weithdrefn hon yw gosod yn y maes Math o Ffeil gwerth "Llyfr gwaith Excel (.xlsx)". Ar ôl hynny, gallwch wasgu'r botwm "Iawn" ar waelod y ffenestr.



4. Ar ôl i'r arbediad gael ei wneud, gadewch i ni fynd i'r adran "Manylion" tabiau Ffeili weld faint o bwysau sydd wedi lleihau. Fel y gallwch weld, mae bellach yn 13.5 KB yn erbyn 40 KB cyn y weithdrefn drosi. Hynny yw, dim ond ei arbed mewn fformat modern a'i gwnaeth yn bosibl cywasgu'r llyfr bron i deirgwaith.

Yn ogystal, yn Excel mae fformat xlsb modern arall neu lyfr deuaidd. Ynddi, mae'r ddogfen yn cael ei storio mewn amgodio deuaidd. Mae'r ffeiliau hyn yn pwyso hyd yn oed yn llai na llyfrau ar ffurf xlsx. Yn ogystal, yr iaith y maent wedi'i hysgrifennu ynddi agosaf at Excel. Felly, mae'n gweithio gyda llyfrau o'r fath yn gyflymach na gydag unrhyw estyniad arall. Ar yr un pryd, nid yw llyfr y fformat penodedig o ran ymarferoldeb a phosibiliadau defnyddio amrywiol offer (fformatio, swyddogaethau, graffeg, ac ati) yn israddol i'r fformat xlsx mewn unrhyw ffordd ac mae'n rhagori ar y fformat xls.

Y prif reswm pam na ddaeth xlsb yn fformat diofyn yn Excel yw mai prin y gall rhaglenni trydydd parti weithio gydag ef. Er enghraifft, os oes angen i chi allforio gwybodaeth o Excel i 1C, gellir gwneud hyn gyda dogfennau xlsx neu xls, ond nid gyda xlsb. Ond, os nad ydych yn bwriadu trosglwyddo data i unrhyw raglen trydydd parti, yna gallwch arbed y ddogfen yn ddiogel ar ffurf xlsb. Bydd hyn yn caniatáu ichi leihau maint y ddogfen a chynyddu cyflymder y gwaith ynddo.

Mae'r weithdrefn ar gyfer arbed y ffeil yn yr estyniad xlsb yn debyg i'r un a wnaethom ar gyfer yr estyniad xlsx. Yn y tab Ffeil cliciwch ar yr eitem "Arbedwch Fel ...". Yn y ffenestr arbed sy'n agor, yn y maes Math o Ffeil angen dewis opsiwn "Llyfr Gwaith Deuaidd Excel (* .xlsb)". Yna cliciwch ar y botwm Arbedwch.

Edrychwn ar bwysau'r ddogfen yn yr adran "Manylion". Fel y gallwch weld, mae wedi gostwng hyd yn oed yn fwy a bellach dim ond 11.6 KB ydyw.

Wrth grynhoi'r canlyniadau cyffredinol, gallwn ddweud os ydych chi'n gweithio gyda ffeil ar ffurf xls, yna'r ffordd fwyaf effeithiol i leihau ei maint yw ei chadw mewn fformatau xlsx neu xlsb modern. Os ydych chi eisoes yn defnyddio'r data estyniad ffeil, yna i leihau eu pwysau, dylech chi ffurfweddu'r gweithle yn gywir, cael gwared ar fformatio gormodol a chysylltiadau diangen. Byddwch yn cael yr enillion mwyaf os byddwch yn cyflawni'r holl gamau gweithredu hyn mewn cymhleth, ac nad ydych yn cyfyngu'ch hun i un opsiwn yn unig.