Mae gan gyfres Microsoft Office raglen arbennig ar gyfer creu cronfa ddata a gweithio gyda nhw - Access. Fodd bynnag, mae'n well gan lawer o ddefnyddwyr ddefnyddio cymhwysiad mwy cyfarwydd at y dibenion hyn - Excel. Dylid nodi bod gan y rhaglen hon yr holl offer ar gyfer creu cronfa ddata gyflawn (DB). Gadewch i ni ddarganfod sut i wneud hyn.
Proses greu
Mae'r gronfa ddata Excel yn set strwythuredig o wybodaeth a ddosberthir ar draws colofnau a rhesi dalen.
Yn ôl terminoleg arbennig, enwir rhesi cronfa ddata "cofnodion". Mae pob cofnod yn cynnwys gwybodaeth am wrthrych unigol.
Gelwir colofnau "caeau". Mae pob maes yn cynnwys paramedr ar wahân ar gyfer pob cofnod.
Hynny yw, mae fframwaith unrhyw gronfa ddata yn Excel yn dabl rheolaidd.
Creu tabl
Felly, yn gyntaf oll, mae angen i ni greu tabl.
- Rydyn ni'n nodi penawdau meysydd (colofnau) y gronfa ddata.
- Llenwch enw cofnodion (rhesi) y gronfa ddata.
- Awn ymlaen i lenwi'r gronfa ddata.
- Ar ôl i'r gronfa ddata gael ei llenwi, rydym yn fformatio'r wybodaeth ynddo yn ôl ein disgresiwn (ffont, ffiniau, llenwi, dewis, lleoliad testun mewn perthynas â'r gell, ac ati).
Mae hyn yn cwblhau'r broses o greu'r fframwaith cronfa ddata.
Gwers: Sut i wneud tabl yn Excel
Neilltuo Rhinweddau Cronfa Ddata
Er mwyn i Excel ganfod y tabl nid yn unig fel ystod o gelloedd, ond yn hytrach fel cronfa ddata, mae angen neilltuo'r priodoleddau priodol iddo.
- Ewch i'r tab "Data".
- Dewiswch ystod gyfan y tabl. Cliciwch ar y dde. Yn y ddewislen cyd-destun, cliciwch ar y botwm "Neilltuwch enw ...".
- Yn y graff "Enw" nodwch yr enw yr ydym am enwi'r gronfa ddata. Rhagofyniad yw bod yn rhaid i'r enw ddechrau gyda llythyren, ac ni ddylai fod lleoedd. Yn y graff "Ystod" gallwch newid cyfeiriad ardal y bwrdd, ond os dewiswch ef yn gywir, yna nid oes angen i chi newid unrhyw beth yma. Gallwch nodi nodyn mewn maes ar wahân yn ddewisol, ond mae'r paramedr hwn yn ddewisol. Ar ôl i'r holl newidiadau gael eu gwneud, cliciwch ar y botwm "Iawn".
- Cliciwch ar y botwm Arbedwch yn rhan uchaf y ffenestr neu deipiwch y llwybr byr bysellfwrdd Ctrl + S., er mwyn arbed y gronfa ddata ar y gyriant caled neu'r cyfryngau symudadwy sy'n gysylltiedig â'r PC.
Gallwn ddweud bod gennym gronfa ddata barod ar ôl hynny eisoes. Gallwch weithio gydag ef yn y wladwriaeth fel y'i cyflwynir nawr, ond bydd llawer o gyfleoedd yn cael eu cwtogi. Isod, byddwn yn trafod sut i wneud y gronfa ddata yn fwy swyddogaethol.
Trefnu a hidlo
Mae gweithio gyda chronfeydd data, yn gyntaf oll, yn darparu ar gyfer y posibilrwydd o drefnu, dewis a didoli cofnodion. Cysylltwch y swyddogaethau hyn â'n cronfa ddata.
- Rydyn ni'n dewis gwybodaeth am y maes rydyn ni'n mynd i'w drefnu. Cliciwch ar y botwm "Trefnu" sydd wedi'i leoli ar y rhuban yn y tab "Data" yn y blwch offer Trefnu a Hidlo.
Gellir didoli ar bron unrhyw baramedr:
- enw'r wyddor;
- Dyddiad
- rhif ac ati.
- Yn y ffenestr nesaf sy'n ymddangos, y cwestiwn fydd a ddylid defnyddio'r ardal a ddewiswyd yn unig ar gyfer ei didoli neu ei hehangu'n awtomatig. Dewiswch ehangu awtomatig a chlicio ar y botwm "Trefnu ...".
- Mae'r ffenestr gosodiadau didoli yn agor. Yn y maes Trefnu yn ôl nodwch enw'r maes y bydd yn cael ei gynnal drwyddo.
- Yn y maes "Trefnu" yn nodi'n union sut y bydd yn cael ei berfformio. Ar gyfer DB mae'n well dewis paramedr "Gwerthoedd".
- Yn y maes "Gorchymyn" nodi ym mha drefn y bydd y didoli yn cael ei wneud. Ar gyfer gwahanol fathau o wybodaeth, mae gwahanol werthoedd yn cael eu harddangos yn y ffenestr hon. Er enghraifft, ar gyfer data testun - hwn fydd y gwerth "O A i Z" neu "O Z i A", ac ar gyfer rhifiadol - "Esgynnol" neu "Disgynnol".
- Mae'n bwysig sicrhau bod hynny o gwmpas y gwerth "Mae fy data yn cynnwys penawdau" roedd marc gwirio. Os nad ydyw, yna mae angen i chi ei roi.
Ar ôl nodi'r holl baramedrau angenrheidiol, cliciwch ar y botwm "Iawn".
Ar ôl hynny, bydd y wybodaeth yn y gronfa ddata yn cael ei didoli yn ôl y gosodiadau penodedig. Yn yr achos hwn, gwnaethom ddidoli yn ôl enwau gweithwyr y fenter.
- Un o'r offer mwyaf cyfleus wrth weithio mewn cronfa ddata Excel yw autofilter. Rydym yn dewis ystod gyfan y gronfa ddata yn y bloc gosodiadau Trefnu a Hidlo cliciwch ar y botwm "Hidlo".
- Fel y gallwch weld, ar ôl hynny yn y celloedd gyda'r enwau caeau ymddangosodd pictogramau ar ffurf trionglau gwrthdro. Rydyn ni'n clicio ar eicon y golofn y byddwn ni'n hidlo ei gwerth. Yn y ffenestr sy'n agor, dad-diciwch y gwerthoedd yr ydym am guddio cofnodion â nhw. Ar ôl i'r dewis gael ei wneud, cliciwch ar y botwm "Iawn".
Fel y gallwch weld, ar ôl hynny, roedd y rhesi sy'n cynnwys y gwerthoedd y gwnaethon ni eu gwirio ohonyn nhw wedi'u cuddio o'r bwrdd.
- Er mwyn dychwelyd yr holl ddata i'r sgrin, rydym yn clicio ar eicon y golofn a gafodd ei hidlo, ac yn y ffenestr sy'n agor, gwiriwch y blychau gyferbyn â'r holl eitemau. Yna cliciwch ar y botwm "Iawn".
- Er mwyn cael gwared ar y hidlo yn llwyr, cliciwch ar y botwm "Hidlo" ar y tâp.
Gwers: Trefnu a hidlo data yn Excel
Chwilio
Os oes cronfa ddata fawr, mae'n gyfleus ei chwilio gan ddefnyddio teclyn arbennig.
- I wneud hyn, ewch i'r tab "Cartref" ac ar y rhuban yn y blwch offer "Golygu" cliciwch ar y botwm Dod o Hyd i ac Amlygu.
- Mae ffenestr yn agor lle rydych chi am nodi'r gwerth a ddymunir. Ar ôl hynny, cliciwch ar y botwm "Dewch o hyd i nesaf" neu Dewch o Hyd i Bawb.
- Yn yr achos cyntaf, mae'r gell gyntaf lle mae gwerth penodol yn dod yn weithredol.
Yn yr ail achos, agorir y rhestr gyfan o gelloedd sy'n cynnwys y gwerth hwn.
Gwers: Sut i wneud chwiliad yn Excel
Rhewi ardaloedd
Wrth greu cronfa ddata, mae'n gyfleus gosod celloedd ag enwau cofnodion a meysydd arnynt. Wrth weithio gyda chronfa ddata fawr - dim ond amod angenrheidiol yw hwn. Fel arall, mae'n rhaid i chi dreulio amser yn sgrolio trwy'r ddalen yn gyson i weld pa res neu golofn sy'n cyfateb i werth penodol.
- Dewiswch y gell, yr ardal ar ei phen a'i chwith yr ydych am ei thrwsio. Bydd wedi'i leoli yn syth o dan y pennawd ac i'r dde o enwau'r cofnodion.
- Bod yn y tab "Gweld" cliciwch ar y botwm "Ardaloedd cloi"wedi'i leoli yn y grŵp offer "Ffenestr". Yn y gwymplen, dewiswch y gwerth "Ardaloedd cloi".
Nawr bydd enwau meysydd a chofnodion bob amser o flaen eich llygaid, ni waeth pa mor bell rydych chi'n sgrolio'r daflen ddata.
Gwers: Sut i binio ardal yn Excel
Rhestr ostwng
Ar gyfer rhai meysydd o'r tabl, bydd yn well trefnu rhestr ostwng fel y gall defnyddwyr, wrth ychwanegu cofnodion newydd, nodi paramedrau penodol yn unig. Mae hyn yn berthnasol, er enghraifft, ar gyfer maes "Paul". Yn wir, dim ond dau opsiwn sydd: gwryw a benyw.
- Creu rhestr ychwanegol. Bydd yn fwyaf cyfleus ei roi ar ddalen arall. Ynddi rydym yn nodi'r rhestr o werthoedd a fydd yn ymddangos yn y gwymplen.
- Dewiswch y rhestr hon a chlicio arni gyda botwm dde'r llygoden. Yn y ddewislen sy'n ymddangos, dewiswch "Neilltuwch enw ...".
- Mae ffenestr sydd eisoes yn gyfarwydd i ni yn agor. Yn y maes cyfatebol, rydym yn neilltuo enw i'n hystod, yn ôl yr amodau a grybwyllir uchod.
- Dychwelwn i'r ddalen gyda'r gronfa ddata. Dewiswch yr ystod y bydd y gwymplen yn cael ei chymhwyso iddi. Ewch i'r tab "Data". Cliciwch ar y botwm Gwirio Datawedi'i leoli ar y rhuban yn y blwch offer "Gweithio gyda data".
- Mae'r ffenestr ar gyfer gwirio gwerthoedd gweladwy yn agor. Yn y maes "Math o ddata" rhowch y switsh yn ei le Rhestr. Yn y maes "Ffynhonnell" gosod yr arwydd "=" ac yn syth ar ei ôl, heb le, ysgrifennwch enw'r gwymplen, a roesom iddo ychydig yn uwch. Ar ôl hynny, cliciwch ar y botwm "Iawn".
Nawr, pan geisiwch fewnbynnu data yn yr ystod lle gosodwyd y cyfyngiad, mae rhestr yn ymddangos lle gallwch ddewis rhwng gwerthoedd sydd wedi'u gosod yn glir.
Os ceisiwch ysgrifennu nodau mympwyol yn y celloedd hyn, bydd neges gwall yn ymddangos. Bydd yn rhaid ichi fynd yn ôl a gwneud cofnod cywir.
Gwers: Sut i wneud rhestr ostwng yn Excel
Wrth gwrs, mae Excel yn israddol yn ei alluoedd i raglenni arbenigol ar gyfer creu cronfeydd data. Fodd bynnag, mae ganddo offer a fydd, yn y rhan fwyaf o achosion, yn diwallu anghenion defnyddwyr sydd am greu cronfa ddata. O ystyried y ffaith bod nodweddion cyffredin, o gymharu â chymwysiadau arbenigol, yn hysbys i ddefnyddwyr cyffredin yn llawer gwell, yn hyn o beth, mae gan ddatblygiad Microsoft rai manteision hyd yn oed.
